Секретарь руководителя

Требования: Требование к образованию - Высшее образование - бакалавриат или
Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
Требование к опыту работы - не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
Обязанности: Секретарь обязан:
* Прием и первичная обработка входящих документов
* Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
* Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
* Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, факсимильные сообщения, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
*Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.
*Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
*Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс, электронная почта и др.).
*Печатать по указанию руководителя различные материалы.
*Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию в бумажном и электронном виде, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
*Регистрация входящих документов
*Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
*Принимать документы на подпись руководителю.
*Организация доставки документов исполнителям
* Ведение базы данных документов организации
*Обработка и отправка исходящих документов
* Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
* Отправлять почтовую корреспонденцию адресатам через организацию, оказывающую услуги по доставке корреспонденции.
*Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
*Контроль исполнения документов в организации
* Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
* Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
*Формирование дел
* Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
* Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
* Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
* Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
* Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
* Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой предприятия(01- руководство), обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в муниципальный архив.
* Осуществлять доставку деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению и указанию вышестоящего работника, а также получение их и доставку от других организаций.
* Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.
* Не разглашать информацию, доступ к которой получен в ходе исполнения должностных обязанностей.
Рабочее время: с 08:00 до 17:00
Дополнительно: На работу прием с 09.10.2024 года.
Продолжительность рабочей недели - 40 часов. Выходные дни - суббота, воскресенье.
Рабочее время с 08.00 до 17.00.
Перерыв для приема пищи и отдыха с 12.00 до 13.00
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплаты заработной платы устанавливаются: 15 и 30 числа каждого месяца.
Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.